ลองถามคนที่ดูแลเซิร์ฟแคมป์ว่าซอฟต์แวร์ของเขาช่วยอะไรบ้าง สิ่งที่คุณจะได้ยินส่วนใหญ่คือสิ่งที่มันทำไม่ได้ ระบบจองไม่รู้เรื่องบาร์เลย บาร์ยังจดใส่กระดาษ ตารางทำความสะอาดอยู่ในกลุ่มแชท ตารางสอนเซิร์ฟอยู่บนไวท์บอร์ด และเรื่องเงินอยู่ในหัวของผู้จัดการ ช่องว่างแต่ละจุดกินเวลาไปไม่กี่นาทีต่อชั่วโมง ตลอดทั้งวัน ทุกวัน
นี่คือการเดินผ่านหนึ่งวันธรรมดาในเกสต์เฮาส์เซิร์ฟขนาดเล็ก 5 ถึง 25 ห้อง มีบาร์และมีคลื่นอยู่ในระยะเดินถึง ไม่ใช่เวอร์ชันในโบรชัวร์ แต่เป็นเวอร์ชันที่มีแขกมาถึงตอนหกโมงเช้า มีบอร์ดที่กลับมาพร้อมรอยบุบ และมีเงินสดในลิ้นชักขาดไป 40,000 รูเปียห์
ช่วงเช้า: แขกเข้าและการมองกระดานครั้งแรก
วันเริ่มต้นด้วยสองคำถาม วันนี้ใครออก และใครเข้า ปฏิทินการจอง ที่ดีตอบทั้งสองอย่างได้ในสายตาเดียว รวมถึงกรณีที่ยุ่งยาก เช่น ห้องรวมที่มีสองเตียงเปลี่ยนแต่อีกสี่เตียงไม่เปลี่ยน แขกที่ขอเช็กเอาต์สาย หรือห้องที่ต้องพร้อมก่อนเที่ยงเพราะแขกคนถัดไปลงเครื่องสิบเอ็ดโมง
พนักงานต้อนรับตรวจสามอย่างต่อการเข้าพักหนึ่งราย มัดจำเข้ามาหรือยัง แขกส่งข้อมูลการเดินทางมาหรือยัง ห้องทำความสะอาดแล้วหรือยัง ถ้าระบบแสดงสามข้อนี้เป็นไฟสามดวงต่อแขกหนึ่งคน ประชุมเช้าจะจบใน 5 นาที ถ้าไม่ ก็จะมีคนเดินไปตามทางเดิน เปิดสเปรดชีต แล้วพิมพ์ถามว่าเที่ยวบินลงกี่โมง ข้อความนั้นคูณด้วยจำนวนแขกทั้งหมด คือที่ที่เวลาช่วงเช้าหายไป
ช่วงกลางวัน: ทะเลกับไวท์บอร์ด
ระหว่างที่แขกอยู่ในน้ำ ออฟฟิศตามงานที่ค้าง คลาสเซิร์ฟคือปัญหาการจัดตารางแบบคลาสสิกของแคมป์ แขกมาจากการจองคนละใบ ระดับฝีมือปนกัน จำนวนโค้ชคงที่ และสภาพคลื่นเปลี่ยนทุกวัน ไวท์บอร์ดใช้ได้จนถึงวันที่สองกลุ่มอยากได้โค้ชคนเดียวกันในช่วงน้ำเดียวกัน คลาสที่มีจำนวนที่นั่งและโค้ชกำกับไว้ จะจับความชนกันนั้นได้ตั้งแต่ตอนวางแผน ไม่ใช่ตอนอยู่หน้าหาด
ช่วงกลางวันยังเป็นเวลาที่อุปกรณ์เดินออกจากบ้าน บอร์ดและเว็ตสูทออกไปกับแขก และรายการในกระดาษไม่รู้ว่ามีของเกินกำหนดคืน สต๊อกเช่าที่นับแยกตามขนาดและตามวัน จะบอกคุณได้ทันทีว่าบอร์ด 7'0 ของคุณห้าแผ่นอยู่ข้างนอกสามแผ่น และหนึ่งในนั้นควรกลับมาตั้งแต่เมื่อวาน
ช่วงบ่าย: บาร์คือเสาหลักของบ้าน
ในเกสต์เฮาส์เล็กส่วนใหญ่ บาร์ไม่ใช่ธุรกิจเสริม กำไรอยู่ตรงนั้น และความวุ่นวายก็อยู่ตรงนั้น แขกสั่งเครื่องดื่มจากบนผ้าเช็ดตัว ไม่มีใครพกเงินสด และคนที่ซื่อสัตย์ก็พยายามนึกตอนเช็กเอาต์ว่าเมื่อสามวันก่อนดื่มอะไรไปบ้าง ทางแก้ฟังดูน่าเบื่อแต่ได้ผล นั่นคือ บิลค้างต่อแขกหนึ่งคน เครื่องดื่มทุกแก้วเข้าไปอยู่ในการจองตั้งแต่วินาทีที่ส่งให้ ตอนเช็กเอาต์บิลก็ถูกต้องอยู่แล้ว และไม่มีใครต้องมานั่งเรียบเรียงวันอังคารใหม่
ช่วงบ่ายยังเป็นช่วงเวลาทำความสะอาดระหว่างคลื่นแขกออกกับแขกเข้าชุดถัดไป แผนทำความสะอาดที่สร้างตัวเองได้ จากรายการออก การเปลี่ยนเตียง และคำขอของแขก แปลว่าผู้จัดการไม่ต้องนั่งแจกห้องในแชทตอนพักกลางวันอีก
ช่วงเย็น: ข้อความและการนับเงิน
ช่วงเย็นคือเวลาของการสื่อสาร แขกที่จะมาถึงพรุ่งนี้ได้รับข้อความต้อนรับ มัดจำที่ยังค้างได้รับการเตือนอย่างสุภาพ ส่วนแขกที่ออกไปเมื่อวานได้รับคำขอให้รีวิว ถ้าทำมือ งานนี้กินเวลาหนึ่งชั่วโมงและครึ่งหนึ่งจะถูกลืม ถ้าทำเป็น คิวข้อความ WhatsApp ที่ระบบเสนอให้ จะใช้เวลาสิบนาที เพราะระบบร่างให้ คุณแค่กดส่ง
จากนั้นคือเงินสด คนที่ปิดบาร์นับเงินแล้วเทียบกับยอดที่บิลค้างของวันนั้นบอกไว้ ถ้าสองตัวเลขนี้อยู่ในระบบเดียวกัน ส่วนต่างจะเห็นทันทีและได้รับการบันทึกเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษร ถ้าไม่อยู่ ส่วนต่างจะหายไปกับคำว่า “ก็พอ ๆ กัน” และสะสมไปทั้งฤดูกาล
สิ่งที่สำคัญจริง ๆ
- ปฏิทินเดียวสำหรับทั้งบ้าน รวมเตียงในห้องรวมด้วย ไม่ใช่ปฏิทินแยกตามช่องทางขาย
- บาร์ใช้ระบบบิลค้าง ไม่ใช่กระดาษ และเชื่อมกับข้อมูลแขกชุดเดียวกับห้องพัก
- งานทำความสะอาดขับเคลื่อนด้วยปฏิทิน ไม่ใช่ด้วยความจำ
- ข้อความอยู่บนช่องทางที่แขกอ่านจริง ระบบร่างให้ คนกดส่ง
- การนับเงินตอนเย็นที่เทียบยอดที่ควรมีกับยอดที่นับได้ ทุกวัน
ไม่มีข้อไหนต้องใช้แผนกไอที ไม่ต้องใช้ channel manager และไม่ต้องใช้เกตเวย์ชำระเงิน สิ่งที่ต้องใช้คือเครื่องมือหนึ่งตัวที่ให้ความสำคัญกับตัวบ้านเท่ากับที่ให้กับการเซิร์ฟ ช่องว่างนั้นคือเหตุผลที่ tendto ถูกสร้างขึ้น